Процесс согласования документов

Процесс согласования договора — это последовательное прохождение документа через ключевые подразделения компании до передачи на подпись руководителю. Цель согласования — убедиться, что условия договора юридически корректны, финансово безопасны, экономически обоснованы и отвечают интересам компании.​

Этапы процесса согласования

1. Инициирование договора.
   Процесс обычно начинается в инициирующем отделе (например, коммерческом или закупок), который подготавливает проект договора, определяет предмет, цену, срок действия и контрагента. На этом этапе назначается ответственный сотрудник, который будет сопровождать процесс до подписания.​
2. Первичное внутреннее согласование.
   Проект направляется на согласование непосредственному руководителю инициатора для контроля целесообразности заключения договора и соответствия стратегии компании.​
3. Юридическая экспертиза.
   Юридический отдел проверяет:
   • корректность реквизитов и правового статуса контрагента;
   • отсутствие противоречий в формулировках и рисков;
   • соответствие типовым формам и законодательству.
     Если обнаружены замечания, документ возвращается на доработку.​
4. Финансово-бухгалтерская проверка.
   Финансовый отдел и главный бухгалтер анализируют:
   • условия оплаты, валюту и налогообложение;
   • наличие бюджета на расходы;
   • риски задолженности и правильность расчетов.
     После согласования они подтверждают, что условия договора не нанесут финансового ущерба компании.​
5. Служба безопасности (при наличии).
   Оценивает репутацию контрагента, проверяет его платежеспособность, историю судебных споров и риск мошенничества.​
6. ИТ-отдел (при технологических или лицензионных контрактах).
   Проверяет совместимость технических решений, требования к информационной безопасности и инфраструктуре.​
7. Финальное утверждение руководителем.
   После получения согласований всех ответственных подразделений договор передается генеральному директору или иному уполномоченному лицу для визирования и подписи. Перед подписанием проводится контрольная сверка всех реквизитов и версий документа.​
8. Регистрация и хранение.
   Отдел документооборота (или договорной отдел) присваивает номер, заносит документ в реестр договоров и обеспечивает архивное хранение оригинала.

---

---